Podróże służbowe na zlecenie pracodawcy obecnie są codziennością w wielu formach. W związku z tym pracownikowi, który w delegacji uczestniczył przysługują dodatki do wynagrodzenie za pracę, która mają na celu wyrównanie kosztów poniesionych w podróży. Jak rozliczyć dietę i zwrot kosztów ?
Ze względu na obowiązujące przepisy prawne, każdemu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów jego delegacji. Trzeba jednak rozróżnić kwalifikację na wyjazd w celach służbowych oraz podróż służbową. Należy także pamiętać, że stała praca wykonywana poza miejscem zamieszkania nie jest traktowana jako delegacja. Czym więc jest delegacja służbowa ? kolokwialnie można uznać, że jest to sporadyczne wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem wykonywania pracy.
- Dieta
Dieta jest najbardziej popularną formą rekompensaty za poniesione koszty podczas wyjazdu. Pokrywa ona koszty wyżywienia podczas delegacji i wypłacana jest w kwocie 30 zł za jedną dobę. Kto ustala zasady ? Nikt inny jak Minister Pracy i Polityki Społecznej, który uznał, ze w przypadku delegacji służbowej trwającej:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Co w sytuacji, gdy delegacja trwa dłużej niż dobę lub niepełną, kolejną rozpoczętą dobę ?
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jak liczona jest doba podczas delegacji ?
Tutaj najważniejszym aspektem jest rozpoczęcie wyjazdu i zakończenie wykonywania zadań służbowych. Nie ma znaczenia tutaj doba „ kalendarzowa”.
Alternatywne rozwiązanie dla diety ? Bezpłatny posiłek.
W przypadku delegacji służbowych spotykane jest kilka rozwiązań, w których pracownik nie ma prawa do wypłaconej diety lub dostaje jedynie jej część.
Sytuacje, w których pracownik nie otrzymuje diety:
- delegacja pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego – za czas tego pobytu,
- przejazd pracownika do domu w dniu wolnym od pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni,
- zapewnienie pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia, tj. śniadania, obiadu i kolacji.
Sytuacja, w której pracownik otrzymuje dietę pomniejszona to przede wszystkim częściowe zapewnienie bezpłatnego wyżywienia:
- 25% – za śniadanie,
- 50% – za obiad,
- 25% – za kolację.
Ważne ! Nieznajomość prawa szkodzi.
„Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są: (…)
16) diety i inne należności za czas:
- a) podróży służbowej pracownika,
- b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.”
